Les missions du syndic
1. Les missions du syndic, sont actuellement définies avec précision par la loi.
Le but poursuivi par législateur est s’assurer d’une transparence dans la gestion et de limiter les possibilités pour le syndic de « verrouiller » la gestion de la copropriété en faisant par exemple systématiquement appel à des entrepreneurs parmi ses connaissances ou en dissimulant des informations importantes aux copropriétaires…
Ainsi le syndic se doit notamment :
- de tenir l’assemblée générale au cours de la période fixée par le règlement de copropriété, ou chaque fois qu’une décision doit être prise d’urgence dans l’intérêt de la copropriété,
- de tenir une assemblée générale à la demande d’un ou plusieurs copropriétaires qui possèdent au moins un cinquième des parts dans les parties communes,
- de rédiger le procès-verbal des décisions prises par l’assemblée générale en veillant à indiquer les majorités obtenues et le nom des copropriétaires qui se sont abstenus ou ont voté contre,
- dans les trente jours suivants l’assemblée, de consigner les décisions précises lors de celle-ci dans le registre de la copropriété et les transmettre aux copropriétaires et aux autres syndics,
- de veiller à l’exécution, tant par lui-même que par les tiers, des décisions prises par l’assemblée générale,
- d’accomplir tous actes conservatoires et d’administration provisoire,
- d’administrer les fonds de l’association des copropriétaires,
- de représenter l’association des copropriétaires tant en justice que dans la gestion des affaires communes,
- de fournir, à la demande du notaire, en cas de cession du droit de propriété d’un lot, le relevé des dettes, le montant du fonds de roulement, du fonds de réservé, du dernier bilan approuvé…
- de communiquer à toute personne occupant l’immeuble en vertu d’un droit personnel ou réel mais ne disposant pas du droit de vote à l’assemblée générale, la date des assemblées afin de lui permettre de formuler par écrit ses demandes ou observations relatives aux parties communes qui seront à ce titre communiquées à l’assemblée,
- de transmettre, dans les 30 jours de la fin de son mandat, l’ensemble du dossier de la gestion de l’immeuble (la comptabilité, le relevé des actifs et des sinistres…) à son successeur ou en l’absence de nouveau syndic, au président de la dernière assemblée générale,
- de souscrire une assurance couvrant sa responsabilité valable pour la durée de sa mission et fournir la preuve de cette couverture,
- de permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété,
- de conserver, le cas échéant, le dossier d’intervention ultérieure (qui contient les éléments relatifs à la sécurité et à la santé qui doivent être pris en compte lors de la réalisation de travaux),
- de présenter, pour certains travaux arrêtés par l’assemblée générale, une pluralité de devis sur la base d’un cahier des charges préalablement élaboré,
- de soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières,
- de solliciter l’autorisation préalable de l’assemblée générale pour toute convention entre l’association des copropriétaires et le syndic, ses préposés, ses proches, parents ou alliés jusqu’au troisième degré inclus, ou ceux de son conjoint jusqu’au même degré. Il en est de même des conventions entre l’association des copropriétaires et une entreprise dont les personnes susvisées sont propriétaires ou dans le capital de laquelle elles détiennent une participation ou dans laquelle elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle, ou dont elles sont salariées ou préposées. Si le syndic est une personne morale, il ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l’assemblée générale, contracter pour le compte de l’association des copropriétaires avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital,
- de tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l’assemblée générale et de transmettre aux copropriétaires à première demande et au notaire s’il en fait la demande au syndic, dans le cadre de la transcription d’actes qui sont transcrits à la conservation des hypothèques, les noms, adresses, quotités et références des lots des autres copropriétaires,
- de tenir les comptes de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée, suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l’exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée,
- de veiller au recouvrement des charges impayées par les copropriétaires
- de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble, ainsi qu’un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles. Ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l’association des copropriétaires. Ils sont joints à l’ordre du jour de l’assemblée générale appelée à voter sur ces budgets,
- d’informer les copropriétaires individuels et les autres personnes ayant le droit de participer aux délibérations de l’assemblée générale de toute procédure judiciaire impliquant la copropriété,
- d’introduire toute demande urgente ou conservatoire en ce qui concerne les parties communes, à charge d’en obtenir la ratification par ou contre l’association des copropriétaires,
- de veiller à effectuer, dans un délai raisonnable, la traduction de tous documents émanant de l’association des copropriétaires dans la langue de la région de la situation de l’immeuble si cette demande lui est faite par un copropriétaire.
2. Il est à noter que le syndic peut voir ses missions étendues par le règlement de copropriété lui-même.
Cela sera parfois le cas dans les copropriétés d’une certaine ampleur et en lesquelles le règlement de copropriété pourrait mentionner par exemple que le syndic assumera la gestion journalière de l’immeuble sans que ses interventions soient limitées aux actes conservatoires et d’administration provisoire.
Pour en savoir plus à propos du syndic :